الأرشفة وإدارة السجلات

تمكّن الإدارة الفعّالة للسجلات المؤسسات من الاحتفاظ بأدلة موثوقة على أنشطتها، واسترجاع المعلومات بسرعة، وتلبية المتطلبات التشغيلية ومتطلبات المساءلة، والتحكم في الحجم المتزايد للمعلومات الورقية والإلكترونية. وقد تؤدي السجلات غير المنظمة إلى فقدان المعلومات وتكرارها، وتأخر اتخاذ القرارات، وتكاليف تخزين غير ضرورية، ومخاطر تتعلق بالسرية، وصعوبة إثبات ما حدث وتوقيته.

تزوّد هذه الدورة المشاركين بفهم عملي لدورة الحياة الكاملة للسجلات، بدءاً من إنشائها واستلامها، مروراً بتصنيفها واستخدامها وتخزينها واسترجاعها والاحتفاظ بها وأرشفتها، وصولاً إلى التصرف النهائي فيها. وسيتعلم المشاركون التمييز بين السجلات والمعلومات العامة، وإنشاء هياكل منطقية للتصنيف والحفظ، وتطبيق ممارسات موحدة للفهرسة والتسمية، وإدارة السجلات الورقية والإلكترونية، وتطبيق ضوابط مناسبة للوصول إليها وتداولها.

يتناول البرنامج كذلك جداول مدد الاحتفاظ بالسجلات، والسجلات غير النشطة، ونقلها إلى الأرشيف، والإتلاف الآمن، والسجلات الحيوية، والسرية، والتحول نحو إدارة السجلات الإلكترونية. وتتيح التمارين العملية للمشاركين تصميم هياكل للحفظ، وتصنيف سجلات نموذجية، وإعداد ضوابط للاسترجاع، وتطوير تحسينات قابلة للتطبيق في بيئات عملهم.

تعتمد الدورة منهجاً تطبيقياً يجمع بين عروض المدرب، وتمارين التصنيف، ومحاكاة عمليات الحفظ، ودراسات الحالة، وجرد السجلات، وأنشطة الفهرسة، وتمارين جداول مدد الاحتفاظ، وسيناريوهات إدارة السجلات الورقية والإلكترونية، والمناقشات الجماعية، والمهام العملية لتصميم الأنظمة. ويعمل المشاركون على حالات واقعية لتطوير هياكل وضوابط يمكن تكييفها مع بيئات عملهم.

• إدارة دورة حياة السجلات
• تصنيف السجلات
• تصميم أنظمة الحفظ
• الفهرسة والترميز المرجعي
• إدارة السجلات الورقية
• تنظيم السجلات الإلكترونية
• استرجاع المعلومات
• ضبط مدد الاحتفاظ والتصرف النهائي
• إدارة الأرشيف
• السرية وضبط صلاحيات الوصول
• حماية السجلات الحيوية
• جودة السجلات والامتثال

بنهاية الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• شرح الغرض من الإدارة المنهجية للسجلات والأرشيف وقيمتها للمؤسسة.
• التمييز بين السجلات الرسمية ووثائق العمل والمواد المرجعية والمعلومات التي لا تُعد سجلات.
• تطبيق دورة حياة السجلات على إنشائها واستخدامها وتخزينها والاحتفاظ بها والتصرف فيها.
• تطوير أنظمة منطقية للتصنيف والحفظ والفهرسة والترميز المرجعي.
• تنظيم السجلات الورقية والإلكترونية بما يضمن دقة الاسترجاع وسرعته.
• تطبيق ضوابط مناسبة للوصول إلى السجلات وتداولها وسريتها وأمنها.
• استخدام جداول مدد الاحتفاظ لتحديد الفترة اللازمة للاحتفاظ بمختلف أنواع السجلات.
• إدارة السجلات غير النشطة ونقلها إلى الأرشيف والتصرف الآمن فيها حسب الأصول.
• تحديد السجلات الحيوية وتطبيق تدابير عملية لحمايتها وضمان استمرارية الأعمال.
• تقييم ممارسات إدارة السجلات الحالية وتحديد فرص التحسين.