المهارات الحوسبية لمدراء المكاتب والسكرتاريا

تعتمد الإدارة المكتبية الحديثة على القدرة على تنظيم المعلومات والوثائق والاتصالات والجداول الزمنية والسجلات وسير العمل اليومي بكفاءة باستخدام الأدوات الرقمية. وأصبح مطلوباً من العاملين في الإدارة الجمع بين المهارات التنظيمية المتقدمة والاستخدام الواثق للأنظمة الحاسوبية لدعم المديرين وفرق العمل والمتعاملين والعمليات اليومية.

تطوّر هذه الدورة العملية الكفاءات الرقمية والتنظيمية الأساسية للإدارة المكتبية الفعّالة. وسيتعلم المشاركون تنظيم الملفات الإلكترونية وإدارة الوثائق والمراسلات والبريد الإلكتروني والتقويمات، وإعداد مستندات مكتبية احترافية، واستخدام أدوات البيانات والمتابعة الأساسية، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة السجلات، وتحسين سير الأعمال الإدارية المعتادة.

يركّز البرنامج على التطبيق العملي بدلاً من الجوانب النظرية للبرمجيات. وينفّذ المشاركون مهام مكتبية واقعية باستخدام تطبيقات الإنتاجية الشائعة، ويتعلمون إنشاء أنظمة متسقة لتسمية المعلومات وتخزينها واسترجاعها وتحديثها ومشاركتها وحمايتها. كما تتناول الدورة ترتيب الأولويات والسرية وضبط سير العمل ومعايير الجودة الإدارية.

بنهاية البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على تنظيم بيئة مكتبية محوسبة أكثر كفاءة وتطبيق أنظمة عملية تعزّز الدقة وسهولة الوصول والتواصل والمتابعة والإنتاجية.

تعتمد الدورة منهجية عملية تجمع بين العروض التوضيحية القصيرة والتطبيق الموجّه على الحاسوب والتمارين الفردية ومحاكاة الأعمال المكتبية وإعداد المستندات وإدارة الملفات وتمارين البريد الإلكتروني والتقويم وأنشطة المتابعة باستخدام الجداول الإلكترونية ودراسات الحالة وتحسين سير العمل. وسيعمل المشاركون على سيناريوهات إدارية واقعية لإعداد قوالب وهياكل حفظ وسجلات متابعة وأنظمة تنظيم قابلة للتكييف مع بيئات عملهم.

• الإدارة المكتبية الرقمية
• إدارة الملفات والمجلدات الإلكترونية
• إعداد المستندات وتنسيقها
• المراسلات المهنية
• إدارة البريد الإلكتروني والتقويمات
• تنظيم البيانات الإدارية
• تنسيق الاجتماعات
• إدارة السجلات الإلكترونية
• تنظيم المهام وسير العمل
• استرجاع المعلومات
• الدقة الإدارية وضبط الجودة
• السرية والتعامل مع المعلومات

بنهاية الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• تنظيم بيئة مكتبية محوسبة تتسم بالكفاءة والهيكلة الواضحة.
• إنشاء أنظمة حفظ إلكتروني منطقية تدعم سرعة تخزين المعلومات واسترجاعها.
• تطبيق ممارسات موحدة لتسمية الملفات وضبط الإصدارات وإدارة المستندات.
• إعداد المستندات المكتبية والمراسلات المهنية المعتادة وتنسيقها باحترافية.
• إدارة البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويمات والمواعيد وجداول الاجتماعات بفعالية أكبر.
• استخدام الجداول الإلكترونية وأدوات المتابعة الرقمية البسيطة لتنظيم المعلومات الإدارية ومتابعة الإجراءات.
• تنسيق الاجتماعات والمحافظة على وثائقها الرقمية ذات الصلة.
• تطبيق أساليب عملية لتنظيم المهام والمواعيد النهائية والتذكيرات والأعمال الإدارية المتكررة.
• حماية المعلومات السرية وتطبيق الممارسات المناسبة لصلاحيات الوصول والمشاركة والنسخ الاحتياطي ومدد الاحتفاظ.
• تطوير تحسينات عملية لتنظيم سير العمل الإداري الخاص بالمشارك ورفع كفاءته.